Aviso de Privacidad

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Tania Itzel Tello Arias, con domicilio en Valle de las Jacarandas 17, Zibatá, Querétaro, México, C.P. 76269.

Para cualquier asunto relacionado con este aviso puedes escribir a privacidad@synergylab.com.mx.

2. Nuestro doble papel: usuarios y clientes de los usuarios

Es importante distinguir dos tipos de datos, porque nuestra responsabilidad es distinta en cada caso:

• Datos de nuestros usuarios (asesores y promotorías). Aquí somos el responsable: decidimos para qué se usan y respondemos por ellos.
• Datos de los clientes y prospectos que cada usuario captura. Aquí somos únicamente el encargado: los guardamos y procesamos por cuenta del asesor, siguiendo sus instrucciones. El asesor es el responsable frente a esas personas y quien debe recabar su consentimiento y entregarles su propio aviso de privacidad.

3. Qué datos tratamos

De ti, como usuario: nombre completo, correo electrónico, fotografía de perfil si la subes, y el nombre de tu cuenta o promotoría. Tu contraseña se guarda cifrada y nadie —tampoco nosotros— puede leerla.

De tu actividad de acceso: registramos tus sesiones activas, con fecha, dirección IP aproximada y el navegador o dispositivo desde el que entras, para que puedas ver y cerrar sesiones abiertas desde tu configuración de seguridad. Si activas la verificación en dos pasos, guardamos el factor asociado.

De los contactos que tú capturas: la plataforma permite registrar nombre, apodo, fecha de nacimiento, género, estado civil, ocupación, RFC, CURP, teléfonos, correo electrónico y domicilio, así como la información comercial del seguimiento: etapa, origen, presupuesto, citas, pólizas contratadas, primas y calendario de pagos. Tú decides qué campos llenas.

De tus integraciones, solo si las conectas voluntariamente: de tu calendario de Google o de Microsoft leemos los bloques de tiempo ocupado para calcular tu disponibilidad —no el contenido ni los invitados de tus eventos—, y creamos los eventos de las citas que agendes. De Zoom, únicamente creamos y cancelamos las reuniones de esas citas. De WhatsApp, los mensajes que envías y recibes desde la plataforma con tus clientes. Puedes desconectar cualquier integración en cualquier momento.

De tu asistente con IA, si lo usas: tus conversaciones con él, guardadas con los nombres de las personas ya sustituidos por seudónimos (ver el punto 7).

De tus portales de aseguradoras, solo si activas ese complemento: el usuario y la contraseña de cada portal que registres (cifrados), y de ahí, el nombre del contratante, el número de póliza, el estatus, los importes y las fechas de vencimiento de tus recibos (ver el punto 8).

De tu teléfono, si activas los avisos: los datos técnicos que tu navegador genera para poder enviarte notificaciones, sin tu ubicación ni tu contenido.

Datos fiscales, si solicitas factura: RFC, razón social, régimen fiscal, código postal del domicilio fiscal y uso del comprobante.

De tu pago, si contratas un plan: el cobro lo procesa Stripe. Nosotros no vemos ni almacenamos los datos de tu tarjeta; solo conservamos el estado de tu suscripción.

4. Datos sensibles

La plataforma no te pide datos personales sensibles. Sin embargo, por la naturaleza del ramo asegurador, es posible que tú captures información de salud u otra categoría sensible de tus clientes en los campos de texto libre. En ese caso, la ley te exige contar con el consentimiento expreso y por escrito del titular antes de registrarla. Esa obligación es tuya, no nuestra.

5. Para qué usamos los datos

Finalidades necesarias para prestarte el servicio:

• Crear tu cuenta, identificarte y mantener tu sesión segura.
• Operar el CRM: prospectos, cartera, pólizas, cobranza y agenda.
• Generar tu página pública de agendamiento y las citas que reserven por ella.
• Enviarte correos operativos: confirmaciones de cita, recordatorios, invitaciones a tu equipo y avisos de seguridad.
• Darte un asistente con IA que responde y propone acciones sobre tu cartera, y leer las carátulas de póliza que tú subes.
• Enviar, a nombre tuyo, los mensajes automáticos que tú activas a tus clientes, por correo o por WhatsApp.
• Avisarte en tu teléfono de pendientes, citas y cobranza, si activas esos avisos.
• Si lo activas, mantener tu CRM al día con lo que muestran tus portales de aseguradoras.
• Cobrar tu suscripción y emitir los comprobantes.
• Dar soporte, prevenir fraude y abuso, y cumplir obligaciones legales.

No usamos tus datos ni los de tus clientes para publicidad, no los vendemos y no los cedemos a terceros con fines comerciales.

6. Con quién se comparten

Para operar nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados, únicamente con las instrucciones que les damos:

• Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Vercel — alojamiento y entrega de la aplicación.
• Stripe — procesamiento de pagos, solo si contratas un plan.
• Resend — envío de los correos operativos.
• OpenRouter — intermediario que envía las solicitudes del asistente, del lector de pólizas y de la verificación de acceso a portales a un proveedor de modelos de inteligencia artificial (hoy, Anthropic). Ver el punto 7.
• Hostinger — servidor donde corre el proceso que consulta tus portales de aseguradoras, solo si activas ese complemento.
• YCloud y Meta (WhatsApp) — envío y recepción de tus mensajes de WhatsApp, solo si conectas tu número.
• Google, Apple y Mozilla (notificaciones) — los servicios de tu navegador que entregan los avisos al teléfono, según el que uses. El aviso lleva solo un título, un texto breve y un enlace.
• Google, Microsoft y Zoom — solo si conectas esas integraciones, y solo para lo descrito en el punto 3.

Todos estos proveedores son empresas establecidas en Estados Unidos de América, por lo que tus datos se almacenan y procesan fuera de México. Al usar la plataforma aceptas esa remisión, que es indispensable para prestarte el servicio.

Fuera de estos casos, no transferimos datos a terceros salvo requerimiento de autoridad competente.

7. Inteligencia artificial

El asistente y el lector de pólizas usan modelos de lenguaje que opera un proveedor externo (ver el punto 6). Lo que enviamos es lo mínimo para responderte:

• Asistente. Antes de enviar tu pregunta y el contexto de tu cartera, sustituimos los nombres de las personas por seudónimos (por ejemplo «CLIENTE_3») y quitamos teléfonos y correos. La respuesta se vuelve a completar con los nombres reales dentro de la plataforma, no fuera. Si detectamos que un dato personal no se pudo proteger, el envío se bloquea.
• Lector de pólizas. El texto de la carátula se extrae en tu navegador. Antes de enviarlo al modelo recortamos el RFC y el domicilio del cliente, que el lector no necesita. El archivo original queda guardado en tu cuenta.
• Nosotros no usamos tus datos ni los de tus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Las respuestas de la IA pueden contener errores; las acciones que modifican tu información requieren tu confirmación.

8. Conexión con portales de aseguradoras

Solo si activas este complemento. Guardamos el usuario y la contraseña de cada portal cifrados, con una llave distinta a la de la base de datos, y solo se descifran en el momento en que el proceso de consulta entra al portal. Ese proceso corre en un servidor propio y solo lee: no modifica nada en la aseguradora.

Algunos portales piden un código de verificación o una imagen de seguridad; en esos casos guardamos, cifrados, los datos de la sesión para no pedírtelos de nuevo, y la imagen de seguridad se envía al modelo de IA solo para resolverla.

De cada consulta conservamos en tu cuenta el nombre del contratante, el número de póliza, el estatus, los importes y las fechas de vencimiento, para mantener tu CRM al día y avisarte de pólizas que aún no has capturado. Si desconectas una aseguradora, eliminamos tus credenciales de inmediato.

9. Acceso de soporte

Para resolver un problema podemos entrar a tu cuenta con una sesión de soporte. Cada sesión queda registrada con quién entra, cuándo y el motivo, dura como máximo una hora, y no nos da acceso a tu contraseña. Desde esa sesión podemos ver lo mismo que tú ves en tu cuenta. La usamos únicamente para atender tu solicitud o un incidente, y no para ningún otro fin.

10. Tus derechos ARCO

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos cuando sean inexactos, cancelarlos cuando consideres que no son necesarios, y oponerte a un uso específico. También puedes revocar tu consentimiento.

Buena parte lo puedes hacer tú directamente desde la plataforma: editar tu perfil, cerrar sesiones, desconectar integraciones y borrar contactos. Para lo demás, escribe a privacidad@synergylab.com.mx indicando tu nombre, la cuenta con la que entras y qué derecho quieres ejercer. Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles.

Portabilidad. Puedes pedirnos una copia de la información que tienes en la plataforma en un formato estructurado y de uso común. Buena parte la puedes exportar tú mismo desde el CRM.

Si eres cliente de un asesor y quieres ejercer tus derechos sobre la información que él registró, la solicitud debes dirigirla a ese asesor, que es el responsable de esos datos. Si nos escribes a nosotros, te orientaremos, pero no podemos decidir por él.

Si consideras que no atendimos tu solicitud como corresponde, puedes acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).

11. Cómo limitar el uso o divulgación de tus datos

Además de los derechos anteriores, puedes pedirnos que limitemos el uso o la divulgación de tus datos personales sin necesidad de cancelarlos por completo.

Algunas de estas opciones están en tus manos desde la plataforma: puedes desactivar las notificaciones que no sean indispensables desde tu configuración, desconectar cualquier integración de calendario o videollamada, y desactivar tu página pública de agendamiento para que deje de mostrar tu nombre y tu fotografía.

Para cualquier otra limitación, escríbenos a privacidad@synergylab.com.mx y te confirmaremos qué es posible y a partir de cuándo aplica.

12. Eliminación de datos y tiempo de conservación

Conservamos la información mientras tu cuenta esté activa. Los contactos que borras desde la plataforma se marcan como eliminados y dejan de mostrarse de inmediato.

Si cancelas tu cuenta. Tienes 15 días naturales para descargar tu información. Pasado ese plazo, eliminamos de forma automática tu cuenta y todos sus datos: contactos, pólizas, documentos, tareas, citas, las credenciales de tus portales y los mensajes gestionados desde la plataforma, incluidos los de WhatsApp.

Si quieres que eliminemos tus datos. Escríbenos a privacidad@synergylab.com.mx con el asunto «Eliminación de datos», indicando tu nombre y el correo o el número de teléfono con el que aparece tu información. Los eliminaremos en un plazo de hasta 30 días naturales y te confirmaremos por escrito cuando esté hecho.

Lo que podemos conservar. Solo lo que la ley nos obligue a guardar, como los comprobantes fiscales de nuestros cobros y los datos fiscales con los que se emitieron (por lo general, cinco años), y únicamente por el tiempo que la ley exija. Si tus datos los registró un asesor, la solicitud debes dirigirla a él, que es el responsable de esa información.

13. Cookies

Usamos únicamente cookies necesarias para el funcionamiento: las que mantienen tu sesión iniciada y protegen los formularios. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo entre sitios. Si las bloqueas, no podrás iniciar sesión.

14. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información: cifrado en tránsito, aislamiento entre cuentas a nivel de base de datos, cifrado de las credenciales de tus integraciones, verificación en dos pasos opcional y registro de los accesos. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para que un incidente no exponga datos de otras cuentas.

15. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso cuando cambie la forma en que tratamos los datos. Publicaremos la versión vigente en esta misma página, siempre con su fecha de actualización. Si el cambio es relevante, te lo avisaremos por correo o dentro de la plataforma.